为了有效地利用档案，开发档案信息资源，更好地为学校各项工作提供服务，特制订本制度：
一、个人查阅一般档案，须持本人合法证明，说明利用档案的目的和范围，即可查阅。
二、学校各部门因工作需要查阅校党委常委会、党委会、校务委员会、理事会、校长办公会等重要会议记录，须经学校办公室主任批准。
三、学校各部门因工作需要查阅组织、人事方面的档案、专案档案，须经有关职能部门负责人审核同意。
四、查阅科级以上干部档案（含科级）经党委组织部、人事处主管负责人审批后方可查阅。
五、查（借）阅密级档案、复制密级档案均须履行相应的手续，填写《借阅涉密文件（资料）审批登记表》、《复制涉密载体受控记录单》。未经办理相应审批手续的，一律不得查（借）阅和复制。
六、校内财会人员一般只能查阅与本职工作有关的财会档案。查阅本职工作以外的财会档案，须经业务主管处负责人批准。校内其它部门各类人员因工作需要查阅财会档案，须持本部门介绍信。任何人员不得查阅与本职工作无关的财会档案。外单位人员查阅财会档案，须持本单位正式介绍信，经业务主管处负责人同意。
七、对于重要珍贵的档案，一般不提供原件使用。
八、摘录或复制一般档案，须经档案工作人员校对无误后，加盖印章，并按有关文件精神收费。重要的或密级档案、财会档案复制时，须经有关部门负责人同意，由档案工作人员负责复印。
九、凡来档案馆查档者，原则上一律在档案馆查阅。如确需借出时，须持本单位介绍信，办理借阅登记手续，归还时应当面清点、注销。借期不得超过十天，不得代借代还。
十、借阅档案的人员，必须保守档案的秘密，保证档案的安全，不得涂改、标记、剪裁、拆卷、抽页、调换、损坏及丢失，违者追究法律责任。
