第一条为了加强学校档案管理工作，提高档案管理水平，实现档案管理的标准化和规范化，充分发挥档案在各项管理中的作用，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法和教育部《高等学校档案管理办法》，结合学校工作实际，特制定本办法。
第二条本办法所称的学校档案，是指学校从事招生、教学、科研、管理以及其他各项活动直接形成的对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
第三条学校档案是全体师生员工劳动成果和智慧结晶，是各项工作的真实记录，是重要的信息资源和历史凭证。是党和国家的宝贵财富。学校档案实行集中统一管理，以确保档案的完整、准确、系统、安全和开发利用。
第四条学校档案工作是学校各项工作的重要组成部分和基础性工作。实行“三纳入”、“四同步”制度，即：将档案工作纳入学校及各部门的工作计划和发展规划，纳入各项管理制度，纳入各项管理人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，要布置、检查、总结、验收档案工作，并作为考核的内容之一。
第五条学校档案工作由学校校长指导，分管档案工作的副校长协助校长负责档案工作。其主要职责是：
（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；
（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；
（三）建立健全与办学规模相适应的学校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备及经费；
（四）研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。
第六条学校的档案工作接受国家档案局、陕西省教育厅、陕西省档案局和西安市档案局的指导、监督和检查。
第七条学校在校长领导下做好档案工作，由一名副校长具体分管档案馆，校长办室主任主管。学校档案馆设馆长一名，配备专职档案工作人员并成立西安培华学院档案工作委员会。全校各部门必须加强对档案部门的领导，确定一名负责人分管本部门的档案工作，需设1-2兼职档案工作人员，负责本部门档案的收集，整理和移交工作，并把做好档案工作，纳入有关人员的职责范围，作为检查工作，考核的主要内容之一。
第八条学校档案馆的基本任务是：
（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；
（二）制定和实施学校档案工作规章制度，并负责监督、指导、检查贯彻落实执行情况；
（三）负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、管理统计学校的各类档案及相关资料；
（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，为编研校史服务，开发档案信息资源；
（六）建立和健全全校档案工作网络，负责对全校专（兼）职档案工作人员的业务培训；
（七）开展档案的开放和利用，利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；
（八）参加校际间、同行间的工作协作，学术研究和经验交流活动；
（九）对学校各种重大活动中应立卷旧档的历史记录材料的检验和保管；
第九条学校档案馆是学校档案工作的职能管理部门，主管全校档案工作，对全校档案工作实行统筹规划，组织协调、统一制度监督和指导。档案馆永久保存和保存档案的科学文化事业机构，同时又是开发利用档案资源的信息文化交流中心。应当具备符合要求的档案库房和管理设施。
第十条学校档案工作人员要遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。档案工作人员属档案专业技术管理人员，档案人员（包括兼职人员）须接受档案，或相关专业知识的培训，按学校规定、经考核合格后方能上岗。
第十一条学校专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。
第十二条建立健全文件形成部门、课题（项目）组立卷归档制度。学校职能部门工作形成的文件材料，由各职能部门按其业务范围，做好文件材料的平时立卷整理和归档工作。科研课题、产品项目、工程项目负责人应指定专人负责材料的积累、整理与归档工作。
第十三条建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。
第十四条学校各部门的职能活动中形成的材料是学校档案得以产生，各部门的工作是档案的源头。各类文件材料的形成、积累、整理、归档是确保档案完整、准确、系统的基础。每个承办人员应按工作程序，对形成的文件材料进行收集、积累，做好平时立卷。在工作结束后整理立卷，移交归档。
第十五条对本校个人以及学校工作职责活动中形成的有保存价值的各种载体、文件、材料必须按照规定向校档案室移交。对于个人在其非职务活动中形成的主要文件材料，档案部门可通过征集、代管及各种形式进行管理，提倡个人向档案室捐赠档案。
第十六条各部门应将文件的形成、积累、整理和归档工作列入管理制度和程序，列入工作计划，列入职责范围和有关人员岗位责任制。
第十七条学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。学校各部门、各学院负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本单位的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作归档文件目录，由单位兼职档案员检查合格后向学校档案馆移交。
第十八条归档的档案材料要求质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文档归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）执行。
第十九条依据《高等学校档案实体分类法》和我校档案实施情况，归档范围分为十四类：
（一）党群类：主要包括学校党委、纪委、工会、团委、民主党派等部门在工作活动中形成的各种会议文件、会议记录、纪要、工作计划、总结、报告、请示和批复、规划、条例、法规、图表等文件材料；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。
（二）行政类：主要包括学校各行政处（室）直属部门在工作中形成的各种会议记录、纪要、工作计划、总结、报告、规划、制度、条例、法规、请示和批复、统计报表、图表等文件材料；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的文件材料。
（三）学生类：主要包括学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。
（四）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》（（87）教学办字016号）的相关规定执行。
（五）科技类：按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发〔1987〕6号）执行。
（六）基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发〔1988〕4号）执行。
（七）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
（八）产品生产类：主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。
（九）出版物类：主要包括学校自行编辑出版的学报及其他学术刊物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。
（十）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。
（十一）财会类：按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32）执行。
（十二）声像类：反映学校重大活动和历史发展的照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、光盘等具有保存价值的各种声像载体。
（十三）实物类：凡属反映本校荣誉的国际、国内获得的奖状、奖章、奖杯、锦旗、证书及具有保存价值的赠品、礼品等实物。
（十四）人物类：有一定知名度教授、副教授在教学、科研管理工作和社会活动中形成的论著、荣誉件、生平事迹等有关文件材料，以个人为单位建档。
第二十条学校档案材料归档时间为：
（四）科研类档案要在项目完成后两个月内归档，基建类档案要在项目完成后三个月内归档。
第二十一条学校档案馆要按照《高等学校档案实体分类法》的要求，对档案进行整理、分类、鉴定、编目和排架。
第二十二条档案馆要按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第二十三条档案馆要采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。
第二十四条学校档案由学校档案馆保管。在国家需要时，学校应提供所需的档案原件或者复制件。
第二十五条学校及其它单位分工协作完成的项目，学校档案馆应当至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应将复制件送交档案馆保存。
第二十六条档案馆要对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，要立即向校长报告，及时处理。档案库房的技术管理工作，要建立、健全有关规章制度，由专人负责。
第二十七条档案馆要认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。
第二十八条档案馆要按照国家有关规定公布答案。未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。
第二十九条档案馆提供利用档案要遵循下列规定：
（一）凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。
（二）查阅、摘录、复制未开放的档案，需经档案部门负责人批准。涉及未公开的技术问题，需经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，需经学校保密工作部门批准。
（三）学校各部门因工作需要查阅校党委会、常委会、校务会、理事会等重要会议记录，报经校长办公室主任批准。
（四）学校各部门因工作需要查阅组织、人事、专案档案，须经有关职能部门负责人审核同意查阅；
（五）绝密级科研档案只限于指定的直接需要的部门和人员查阅，同该工作仅有部分关系的人员只能接触有关部分；机密级科研档案只限于该项目直接有关部门和人员查阅；秘密级科研档案，与该工作有关的部门及人员都可查阅。校外人员谢绝查阅科研档案，如有特殊需要查阅科研档案，须持本单位正式介绍信，经业务主管处负责人同意。
（六）校内财务人员一般只能查阅与本职工作有关的财务档案，须经业务主管处负责人批准。校内其他部门各类人员因工作需要查阅财务，须经业务主管处负责人同意方可查阅；
（七）档案馆提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，需经档案部门负责人批准。加盖学校档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。
第三十条学校档案馆是学生出具档案证明的唯一机构。档案馆应为社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。
社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，档案馆应当无偿和优先提供。
第三十一条寄存在档案馆的档案，归寄存者所有。学生档案室如果需要向社会提供利用，应征得寄存者同意。
第三十二条档案馆要积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案，需经档案形成单位同意，并报请校长批准。
第三十三条档案馆要采取多种形式（如举办档案展览、陈列、建设档案网站等），积极开展档案宣传工作。
第三十四条学校档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。
第三十五条学校为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或者不符合档案管理要求的馆库，按照《档案馆建设标准》（建标103-2008）的要求及时进行改扩建或者新建。
存放涉密档案要设有专门库房。存放声像、电子等特殊载体档案，要配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设备。
第三十六条学校设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息化与学校数字化建设同步进行。
第三十七条学校应建立档案工作检查、考核和评估制度，对档案工作成绩突出的单位和优秀的专、兼职档案人员给予表彰与奖励。
第三十八条有下列行为之一的，学校对直接负责的主管人员和其他直接负责人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任：
（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；
（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；
第三十九条本办法自公布之日起施行。凡与国家或者上级主管部门的有关规定相抵触之处，则按国家及上级主管部门的有关规定执行。
