各二级学院的管理工作是学校教育教学工作的前沿，学校各项工作和重大活动都要通过二级学院贯彻到师生中去，同时二级学院也是本院存档材料直接形成者。它是专业教学，教育的有效凭据，是发展专业库存信息、专业建设的历史记录，也是检查、评估、利用的有效档案材料。为切实加强二级学院教学档案管理工作，逐步使院存档案标准化、规范化，充分发挥在各项工作中的作用，更好地为学院提供利用服务。根据《西安培华学院档案管理办法》的要求，制定我校二级学院院存档案材料的范围内容和管理办法。
第一部分 二级学院院存档案材料的范围、内容
依据档案管理的基本要求，各二级学院在教学管理、教学实践和教学研究等工作中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像载体材料等属于教学档案的归纳范围，具体归档范围内容如下：
一、综合管理类
1.
学校下发的各类文件（院发文）
2.
本学院年度工作计划、总结等文件
3.
本学院各类会议记录、资料等文件
4.
教风、学风、校园文化建设等方面的文件材料
5.
党建、团委、学生会牵头的活动工作有关文件
6.
本学院在工作中（行政、教学、党团）所产生的有保存、参考价值的声像、实物等材料
二、教学管理类
1.
人才培养方案、教学任务（按学年）
2.
任课教师课表安排、教学教案、开课说明、教学日历、课件（电子档）
3.
课堂教学及教学调度相关材料（请假、调课、补课等材料）（原始材料）
4.
本专业学生教育、讲座、座谈等重大活动材料
5. 本学院教学检查（初、中、末）、教学事故调查及总结材料
6. 本院各专业课程试题、学生试卷、学生成绩单、过程性考核材料
7.
毕业论文相关资料及评审意见等材料
8. 教师工作量核算、登记表等
三、学生档案类
1.
学生花名册（按专业、班级）
2.
学生学籍异动材料（复印件）
3.
学生奖、惩材料（复印件）
4.
毕业、就业统计表、汇总表
四、教学建设类
1.
师资队伍建设
2.
学科与专业建设
3.
课程建设
4.
教材建设
5.
实践基地建设
五、教学改革与研究类
1.
教学各类成果、比赛等活动
2.
教研、教改项目申报等材料
3.
教学内容与课程体系、方法等材料
4.
实践教学改革、研究相关材料
第二部分 作用及职责
各二级学院的教学档案是学校档案的一个组成部分，纳入档案馆统一管理，并提出明确的归档要求，自觉接受学校档案馆的业务指导、检查和监督。
二级学院应由院领导全面负责，实行统一管理、利用。学院兼职档案员负责对本学院所产生的文件材料进行收集，按照时间（不能混年存放）、问题（内容）、保管期限进行整理、归档（院存）、保管、利用等一系列工作程序，整理好的档案文件资料集中统一存放在固定的专用柜子，长期保管为50年，短期保管为10-15年。
各二级院兼职档案员调动时，严格办理交接手续，将所保管的档案、资料等情况交接清楚，否则不予办理离职。
