各院（部）、中心：

为确保2021年档案移交工作有序进行，根据《西安培华学院档案管理办法》的规定，现将档案资料移交归档事项通知如下：

一、归档范围

1. 凡在2021年1月1日至12月31日期间，在党政事务、科研、教学、外事、基建、设备管理、出版、人事等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料，具体归档内容按照《西安培华学院二级单位档案归档范围标准》（培华院办发〔2021〕6号）执行。

2. 归档的文件材料包括纸质材料和相应的电子、声像（如照片、光盘等）等文件材料。

3. 新冠肺炎疫情防控档案资料将设立档案专卷，各单位在疫情防控期间形成的文件材料，如文字、图表、照片、声像、实物、网页、社交媒体等各种载体和形式的资料收集整理归档。

4. 在2021年之前形成的未归档案材料应补充归档。

二、归档及移交要求

（一）纸质档案归档

1. 各部门兼职档案员负责本部门归档材料的收集、整理、移交工作。在整理过程中要逐卷（件）检查，切忌缺项、 漏项，避免完整档案材料的拆分或遗漏，确保归档文件、材料完整。

（二）电子及声像档案归档

1.电子档案归档要求

电子文件归档时用“文件标题+.扩展名”命名；电子文件命名要与同样内容的纸质文件建立相互参照关系，实现电子和纸质文件的互通互连。

2.声像档案归档要求：

声像档案需标明时间、地点、人物、事由（事件）、拍摄者等，重大活动及重要事件原则上不超过 10 张照片。

（三）档案的移交

纸质、电子和声像要同步归档移交。归档部门必须附归档材料目录并填写档案移交清单，目录与清单需一式二份，交接双方检查签字后留存备查。

移交清单（样表）下载地址：http://www.peihua.edu.cn/dangan/xgxz.htm

三、其他要求

1. 归档时间从即日起截止2022年4月29日，如有特殊原因不能按时归档，请及时与档案馆联系申请延期。

2. 为了做好档案管理工作，如有机构变动、主管领导及兼职档案员调整或新成立机构设兼职档案员的部门请及时告知档案馆。

3. 各单位兼职档案员如果在档案整理中遇到问题，可及时与档案馆沟通联系。

 联系人：辛老师     电话：85680142

                                                                                             西安培华学院办公室

                                                                               2022年4月6日