规章制度 · 正文

《西安培华学院档案管理办法》(院发〔2018〕31号)

2019年12月12日 00:00  点击:[]

 

第一章

第一条 为了加强学校档案管理工作,提高档案管理水平,实现档案管理的标准化和规范化,充分发挥档案在各项管理中的作用,有效保护和利用档案,根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法和教育部《高等学校档案管理办法》,结合学校工作实际,特制定本办法。

第二条 本办法所称的学校档案,是指学校从事招生、教学、科研、管理以及其他各项活动直接形成的对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 学校档案是全体师生员工劳动成果和智慧结晶,是各项工作的真实记录,是重要的信息资源和历史凭证。是党和国家的宝贵财富。学校档案实行集中统一管理,以确保档案的完整、准确、系统、安全和开发利用。

第四条 学校档案工作是学校各项工作的重要组成部分和基础性工作。实行“三纳入”、“四同步”制度,即:将档案工作纳入学校及各部门的工作计划和发展规划,纳入各项管理制度,纳入各项管理人员的职责范围;在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,要布置、检查、总结、验收档案工作,并作为考核的内容之一。

第五条 学校档案工作由学校校长指导,分管档案工作的副校长协助校长负责档案工作。

其主要职责是:

(一)贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策,批准学校档案工作规章制度;

(二)将档案工作纳入学校整体发展规划,促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展;

(三)建立健全与办学规模相适应的学校档案机构,落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备及经费;

(四)研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

第二章 管理体制、机构设置和基本任务

第六条 学校的档案工作接受国家档案局、陕西省教育厅、陕西省档案局和西安市档案局的指导、监督和检查。

第七条 学校在校长领导下做好档案工作,由一名副校长具体分管档案馆,校长办室主任主管。学校档案馆设馆长一名,配备专职档案工作人员并成立西安培华学院档案工作委员会。全校各部门必须加强对档案部门的领导,确定一名负责人分管本部门的档案工作,需设1-2兼职档案工作人员,负责本部门档案的收集,整理和移交工作,并把做好档案工作,纳入有关人员的职责范围,作为检查工作,考核的主要内容之一。

第八条 学校档案馆的基本任务是:

(一)贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策,综合规划学校档案工作;

(二)制定和实施学校档案工作规章制度,并负责监督、指导、检查贯彻落实执行情况;

(三)负责接收(征集)、整理、分类、鉴定、统计、管理统计学校的各类档案及相关资料;

(四)编制检索工具,编研、出版档案史料,为编研校史服务,开发档案信息资源;

(五)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作;

(六)建立和健全全校档案工作网络,负责对全校专(兼)职档案工作人员的业务培训;

(七)开展档案的开放和利用,利用档案开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥档案的文化教育功能;

(八)参加校际间、同行间的工作协作,学术研究和经验交流活动;

(九)对学校各种重大活动中应立卷旧档的历史记录材料的检验和保管;

(十)完成学校领导交办的其他工作。

第九条 学校档案馆是学校档案工作的职能管理部门,主管全校档案工作,对全校档案工作实行统筹规划,组织协调、统一制度监督和指导。档案馆永久保存和保存档案的科学文化事业机构,同时又是开发利用档案资源的信息文化交流中心。应当具备符合要求的档案库房和管理设施。

第十条 学校档案工作人员要遵纪守法,爱岗敬业,忠于职守,具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。档案工作人员属档案专业技术管理人员,档案人员(包括兼职人员)须接受档案,或相关专业知识的培训,按学校规定、经考核合格后方能上岗。

第十一条 学校专职档案工作人员,实行专业技术职务聘任制,享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

第三章 文件材料的形成及归档

第十二条 建立健全文件形成部门、课题(项目)组立卷归档制度。学校职能部门工作形成的文件材料,由各职能部门按其业务范围,做好文件材料的平时立卷整理和归档工作。科研课题、产品项目、工程项目负责人应指定专人负责材料的积累、整理与归档工作。

第十三条 建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度,定期布置、检查、总结、验收档案工作,明确岗位职责,强化责任意识,提高学校档案管理水平。

第十四条 学校各部门的职能活动中形成的材料是学校档案得以产生,各部门的工作是档案的源头。各类文件材料的形成、积累、整理、归档是确保档案完整、准确、系统的基础。每个承办人员应按工作程序,对形成的文件材料进行收集、积累,做好平时立卷。在工作结束后整理立卷,移交归档。

第十五条 对本校个人以及学校工作职责活动中形成的有保存价值的各种载体、文件、材料必须按照规定向校档案室移交。对于个人在其非职务活动中形成的主要文件材料,档案部门可通过征集、代管及各种形式进行管理,提倡个人向档案室捐赠档案。

第十六条 各部门应将文件的形成、积累、整理和归档工作列入管理制度和程序,列入工作计划,列入职责范围和有关人员岗位责任制。

第十七条 学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。学校各部门、各学院负责档案工作的人员应当按照归档要求,组织本单位的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律,对文件材料系统整理组卷,编制页号或者件号,制作归档文件目录,由单位兼职档案员检查合格后向学校档案馆移交。

第十八条 归档的档案材料要求质地优良,书绘工整,声像清晰,符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文档归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)执行。

第十九条 依据《高等学校档案实体分类法》和我校档案实施情况,归档范围分为十四类:

(一)党群类:主要包括学校党委、纪委、工会、团委、民主党派等部门在工作活动中形成的各种会议文件、会议记录、纪要、工作计划、总结、报告、请示和批复、规划、条例、法规、图表等文件材料;上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

(二)行政类:主要包括学校各行政处(室)直属部门在工作中形成的各种会议记录、纪要、工作计划、总结、报告、规划、制度、条例、法规、请示和批复、统计报表、图表等文件材料;上级机关与学校关于人事管理、行政管理的文件材料。

(三)学生类:主要包括学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

(四)教学类:主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》((87)教学办字016号)的相关规定执行。

(五)科技类:按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发〔1987〕6号)执行。

(六)基本建设类:按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发〔1988〕4号)执行。

(七)仪器设备类:主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

(八)产品生产类:主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

(九)出版物类:主要包括学校自行编辑出版的学报及其他学术刊物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

(十)外事类:主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料;学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料;学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料;学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

(十一)财会类:按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32)执行。

(十二)声像类:反映学校重大活动和历史发展的照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、光盘等具有保存价值的各种声像载体。

(十三)实物类:凡属反映本校荣誉的国际、国内获得的奖状、奖章、奖杯、锦旗、证书及具有保存价值的赠品、礼品等实物。

(十四)人物类:有一定知名度教授、副教授在教学、科研管理工作和社会活动中形成的论著、荣誉件、生平事迹等有关文件材料,以个人为单位建档。

第二十条 学校档案材料归档时间为:

(一)学校各部门要在次学年6月底前归档;

(二)学校教务部门要在次学年寒假前归档;

(三)各二级学院要在毕业生离校前归档;

(四)科研类档案要在项目完成后两个月内归档,基建类档案要在项目完成后三个月内归档。

第四章 档案的管理

第二十一条 学校档案馆要按照《高等学校档案实体分类法》的要求,对档案进行整理、分类、鉴定、编目和排架。

第二十二条 档案馆要按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案,经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后,予以销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

第二十三条 档案馆要采用先进的档案保护技术,防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案,应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化,加工成电子档案保管。

第二十四条 学校档案由学校档案馆保管。在国家需要时,学校应提供所需的档案原件或者复制件。

第二十五条 学校及其它单位分工协作完成的项目,学校档案馆应当至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外,应将复制件送交档案馆保存。

第二十六条 档案馆要对所存档案和资料的保管情况定期检查,消除安全隐患,遇有特殊情况,要立即向校长报告,及时处理。档案库房的技术管理工作,要建立、健全有关规章制度,由专人负责。

第二十七条 档案馆要认真执行档案统计年报制度,并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第五章 档案的利用与公布

第二十八条 档案馆要按照国家有关规定公布答案。未经学校授权,其他任何组织或者个人无权公布学校档案。

属下列情况之一者,不对外公布:

(一)涉及国家秘密的;

(二)涉及专利或者技术秘密的;

(三)涉及个人隐私的;

(四)档案形成单位规定限制利用的。

第二十九条 档案馆提供利用档案要遵循下列规定:

(一)凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人,在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后,均可以利用已公布的档案。境外组织或者个人利用档案的,按照国家有关规定办理。

(二)查阅、摘录、复制未开放的档案,需经档案部门负责人批准。涉及未公开的技术问题,需经档案形成单位或者本人同意,必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密,需经学校保密工作部门批准。

(三)学校各部门因工作需要查阅校党委会、常委会、校务会、理事会等重要会议记录,报经校长办公室主任批准。

(四)学校各部门因工作需要查阅组织、人事、专案档案,须经有关职能部门负责人审核同意查阅;

(五)绝密级科研档案只限于指定的直接需要的部门和人员查阅,同该工作仅有部分关系的人员只能接触有关部分;机密级科研档案只限于该项目直接有关部门和人员查阅;秘密级科研档案,与该工作有关的部门及人员都可查阅。校外人员谢绝查阅科研档案,如有特殊需要查阅科研档案,须持本单位正式介绍信,经业务主管处负责人同意。

(六)校内财务人员一般只能查阅与本职工作有关的财务档案,须经业务主管处负责人批准。校内其他部门各类人员因工作需要查阅财务,须经业务主管处负责人同意方可查阅;

(七)档案馆提供利用的重要、珍贵档案,一般不提供原件。如有特殊需要,需经档案部门负责人批准。加盖学校档案馆公章的档案复制件,与原件具有同等效力。

第三十条 学校档案馆是学生出具档案证明的唯一机构。档案馆应为社会利用档案创造便利条件,用于公益目的的,不得收取费用;用于个人或者商业目的的,可以按照有关规定合理收取费用。

社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案,档案馆应当无偿和优先提供。

第三十一条  寄存在档案馆的档案,归寄存者所有。学生档案室如果需要向社会提供利用,应征得寄存者同意。

第三十二条 档案馆要积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案,需经档案形成单位同意,并报请校长批准。

第三十三条  档案馆要采取多种形式(如举办档案展览、陈列、建设档案网站等),积极开展档案宣传工作。

第六章 条件保障

第三十四条 学校档案工作所需经费列入学校预算,保证档案工作的需求。

第三十五条 学校为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案库房,对不适应档案事业发展需要或者不符合档案管理要求的馆库,按照《档案馆建设标准》(建标103-2008)的要求及时进行改扩建或者新建。

存放涉密档案要设有专门库房。存放声像、电子等特殊载体档案,要配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设备。

第三十六条 学校设立专项经费,为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施,加快数字档案馆(室)建设,保障档案信息化与学校数字化建设同步进行。

第七章 奖惩与处罚

第三十七条 学校应建立档案工作检查、考核和评估制度,对档案工作成绩突出的单位和优秀的专、兼职档案人员给予表彰与奖励。

第三十八条 有下列行为之一的,学校对直接负责的主管人员和其他直接负责人员依法给予处分;构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任:

(一)玩忽职守,造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的;

(二)违反保密规定,擅自提供、抄录、公布档案的;

(三)涂改、伪造档案的;

(四)擅自出卖、赠送、交换档案的;

(五)不按规定归档,拒绝归档或者将档案据为己有的;

(六)其他违反档案法律法规的行为;

第八章 附则

第三十九条 本办法自公布之日起施行。凡与国家或者上级主管部门的有关规定相抵触之处,则按国家及上级主管部门的有关规定执行。

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