《西安培华学院行政公文处理办法(修订)》(院发〔2017〕22号)

发布日期:2019-12-31

第一章 总  

第一条 为进一步规范行政公文管理,推进公文处理工作科学化、制度化、规范化,根据中共中央办公厅、国务院办公厅《党政机关公文处理工作条例》,结合学校实际,制定本办法。

第二条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第三条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第四条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其它有关规定,确保国家秘密的安全。

第五条 校长办公室是校行政公文处理的管理机构,主管校行政公文的处理工作并指导各单位的行政公文处理工作。

第六条 各单位应当高度重视公文处理工作,严格实行公文分层把关责任制。各职能部门要明确一名政策水平和文字水平高的同志负责公文起草工作,保证公文质量。职能部门负责人要对拟发公文进行严格把关,对公文的内容、种类、格式等认真审核,并签署姓名,承担责任。

第七条  精简公文数量、严格发文要求,与已发文件雷同或没有实质内容、可发可不发的,一律不再发文。压缩事务性文件,严格控制表彰奖励类文件,可以通过当面协商或者利用现代通信和技术手段等方式解决的事项,一般不再制发文件。

第八条  大力推行电子公文,充分利用网络信息技术实现行政公文的流转与处理,减少纸质文件,降低运行成本,提高办文效率。

 

第二章 公文种类

第九条 常用行政公文种类主要有:

(一)决定。适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销校内各单位不适当的决定事项;

(二)公告。适用于向校内外宣布重要事项或者法定事项;

(三)通告。适用于公布学校各有关方面应当遵守或者周知的事项;

(四)通知。适用于批转、转发公文,传达要求有关单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员;

(五)通报。适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况;

(六)议案。适用于学校及下属单位按照法律程序向同级教代会提请审议事项;

(七)报告。适用于向上级单位汇报工作,反映情况,答复上级单位的询问;

(八)请示。适用于向上级单位请求指示、批准;

(九)批复。适用于答复下级单位的请示事项;

(十)意见。适用于对重要问题提出见解或者处理办法;

(十一)函。适用于不相隶属单位之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项;

(十二)会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。

 

第三章 公文格式

第十条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

(一)份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号;

(二)密级和保密期限。公文的秘密等级和保密期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限;

(三)紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”“加急”,电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”;

(四)发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时,发文机关标志可以并用联合发文机关名称,也可以单独用主办机关名称;

(五)发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时,使用主办机关的发文字号;

(六)签发人。上行文应当标注签发人姓名;

(七)标题。由发文机关名称、事由和文种组成;

(八)主送机关。公文的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称;

(九)正文。公文的主体,用来表述公文的内容;

(十)附件说明。公文附件的顺序号和名称;

(十一)发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称;

(十二)成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时,署最后签发机关负责人签发的日期;

(十三)印章。公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章;

(十四)附注。公文印发传达范围等需要说明的事项;

(十五)附件。公文正文的说明、补充或者参考资料;

(十六)抄送机关。除主送机关外,需要执行或者知晓公文内容的其它机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称;

(十七)印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期;

(十八)页码。公文页数顺序号。

第十一条 公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。

第十二条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等,按照有关国家标准和规定执行。

第十三条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面,根据实际需要确定。

 

第四章 行文规则

第十四条 行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性。

第十五条 行文应当遵循以下规则:

(一)上行文原则上主送一个上级机关,根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关,不抄送下级机关;

(二)向上级主管部门的请示事项,应当提出倾向性意见;

(三)请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项; 

(四)制定政策性文件,主办职能部门应先向主管校领导汇报,经同意后将打印文稿送法律顾问审核,并在一定范围内公开征求意见,经法律顾问审核无异议后,送学校相关党政领导和校长办公室,由校长办公室安排校长办公会议讨论研究,经校长办公会议研究通过后行文。

第十六条  属学校全局性、指令性文稿,由校长办公室行文。各院(系)、科研单位行文应根据不同内容分别归口相关职能部门发起。

第十七条  凡公文内容涉及其它职能部门职权范围的事项,应当履行会签手续,征得相关职能部门同意后方可行文。

第十八条  领导签发后的文件,职能部门不得再做改动,若确需改动须经原签发领导同意。对擅自改动领导签发过的文件的直接责任者,要按有关规定给予纪律处分。

 

第五章 公文拟制

第十九条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第二十条 公文起草应当做到:

(一)符合党的理论、路线、方针、政策和国家法律法规,完整准确体现发文机关意图,并同现行有关公文相衔接;

(二)一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行;

(三)内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精练;

(四)深入调查研究,充分进行论证,广泛听取意见;

(五)机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

第二十一条 公文文稿签发前,应当由校长办公室进行审核。审核的重点是:

(一)行文理由是否充分,行文依据是否准确;

(二)内容是否符合党的理论、路线、方针、政策和国家法律法规;是否完整准确体现发文机关意图;是否同现行有关公文相衔接;所提政策措施和办法是否切实可行;

(三)涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见;

(四)文种是否正确,格式是否规范;人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确;文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范;

(五)其它内容是否符合公文起草的有关要求。

第二十二条 经审核不宜发文的公文文稿,应当退回起草单位并说明理由;符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的,由起草单位修改后重新报送。

第二十三条 严格实行先审后签制度。校部机关各职能部门发文时,由承办人员拟稿,通过协同办公系统填写发文处理签,经处室负责人核稿后,送校长办公室核稿、编号。各处室负责人未审核签字的,不得送校长办公室。未经校长办公室审核的文稿,不得送校领导签发。

第二十四条 公文应当经主管校领导审批签发。签发人签发公文,应当签署意见、姓名和完整日期。

 

第六章 公文办理

第二十五条 学校各类行政公文统一由校长办公室负责接收、运转、处理,校领导和其它处室不直接受理公文。

第二十六条  校长办公室对收到的公文要登记清楚,由办公室主任批转后,校领导要及时批示,以便迅速办理。

第二十七条  答复各单位查询文件时,对正在运转中的文件,特别是意见不一致的文件,不得告知确切运转情况。

第二十八条 涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递,通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

第二十九条 公文办完后,应当根据《中华人民共和国档案法》和有关规定,及时将公文的定稿、正本和有关材料整理立卷。为规范公文管理,文件印出盖章时由校长办公室统一把文件底稿和盖过章的文件一式4份留存归档。

 

第七章 公文管理

第三十条 公文确定密级前,应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后,应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。

第三十一条  公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行;需要变更的,应当经发文机关批准。

第三十二条 公文的撤销和废止,应根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的,视为自始无效;公文被废止的,视为自废止之日起失效。

第三十三条 涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁,非涉密公文按有关规定进行公开。

第三十四条  实行文稿的差错登记和通报制度。文稿出现文字表述不准确、错别字(包括不规范的简化字)、公文格式不规范或公文组成部分漏项及各职能部门文件出现校对有误等问题,由校长办公室登记后定期通报。

 

第八章 附  

第三十五条 本办法由校长办公室负责解释。

第三十六条  本办法自颁布之日起实行,原《西安培华学院关于公文处理的有关规定》(培华院发200651号)同时废止。