《西安培华学院经费报销制度(修订)》(院财发〔2019〕8号)

发布日期:2019-12-31

第一章  

第一条 为进一步加强学校经费报销管理,规范经费报销程序、行为,合理控制经费支出,提高资金使用效益,根据国家有关财经法规和《西安培华学院财务管理办法》《西安培华学院预算管理办法》《西安培华学院经费支出审批制度》等相关规定,特制(修)定本制度。

 

第二章  经费报销基本制度

第二条 报销票据要求                     

(一)报销的原始票据必须盖有税务部门监制章的发票(含电子发票)或财政部门监制章的收据。无监制章的发票或财政部门监制章的收据、白条、假发票、过期发票、作废发票一律不予报销。

(二)报销的原始票据除定额发票外,其他报销的票据信息必须包括以下内容:缴款单位( 西安培华学院)、纳税人识别号、销售方名称及纳税人识别号、货物或应税劳务、服务名称、开票日期、金额大小写、所购实物的单位和数量、加盖收款单位财务专用章或发票专用章等信息;票据金额的大、小写必须相符。

(三)因故不能取得正式票据的报销业务,如:劳务费。经办人须向财务部门提供由其所在部门负责人签字、盖章的相关发放表(单)。

(四)除教学、科研项目建设经费,其它经费业务的报销票据原则上只能在当年报销,不得跨年;特殊情况由经办人书面说明缘由,其部门负责人和财务部门负责人审核同意后方可,最长推迟到次年第一季度末。

(五)从外单位取得的原始票据如有遗失,应当取得原始票据存根联或记账联的复印件,加盖开票单位发票专用章;在无法取得上述复印时,应当取得外(出票)单位盖有公章或财务专用章的证明,并注明原票据的号码、金额及项目名称等,经出票单位主管税务机关盖章确认;凡不能提供原始票据的报销业务,经办人必须书面说明缘由,其部门负责人和财务部门负责人审核同意后,可代作原始票据。

(六)如果确实无法取得上述证明依据的情况,如:火车、轮船、飞机票,经办人必须书面说明缘由,附购票依据(如有),其部门负责人签字确认,财务部门负责人审核同意后,可代作原始凭证。

(七)因使用虚假发票、伪造发票而引起偷漏税款,由经办人负责追索赔偿并承担由此引发的税收法律责任。

(八)报销原始票据或情况说明为热敏纸、传真件时,必须将其进行复印,原始票据或情况说明原件连同复印件一并作为报销凭据。

(九)购物发票上无法一一填写购物明细的,必须取得销售方出具加盖印章的销货清单。

(十)所有签字、盖章的验收、结算清单等,报销时必须提供原件。

(十一)费用报销严禁分拆,属于同一项目、同一时间或同一性质的费用必须一起报销。

(十二)报销人在填写费用报销单时必须用黑色钢笔或签字笔,严禁使用圆珠笔填写。

(十三)报销单各项目应填写准确、完整,填写内容包括:日期、报销部门、附件张数、费用项目名称、备注栏注明资金用途、经办人等;报销大小写金额必须一致,不得涂改。

(十四)报销人应在报销单据上如实填写所发生的经济业务内容,财务部门严格遵照学校有关财务制度、规定执行经费报销审核,对不符合要求的报销可以拒绝受理。

(十五)因工作所需,报销票据从国外取得,必须将经费开支时间、事由翻译成中文,报销金额标准按照支付当天汇率折算。

第三 票据粘贴要求

(一)为了加强财务档案的管理,便于会计凭证的装订,报销人员在粘贴费用单据时应保证粘贴单据的“干净、整洁、美观”。

(二)报销票据不能用订书机装订或双面胶粘贴,一律用胶水粘贴在报销单上。

(三)粘贴报销票据时,应与粘贴单的左上角对齐,如果票据大小与报销单大小一致,则直接对齐粘贴;如遇大张的报销票据,应将其超出粘贴单的部分进行折叠,所有粘贴好的原始票据均不能超出报销单封面。

(四)如报销票据太多,可按种类分类进行粘贴,将同类票据金额分别汇总,再逐一填写在一张报销单上。火车票、汽车票或旅游门票及汽车停车收据等小张原始票据较多时,除了按照分门别类粘贴外,每张之间还需错落粘贴成鱼鳞形;同时,还应注意不要将票据粘贴在报销单的1/2或1/4角落上,将各张票据粘贴分布均匀,整齐美观,便于财务装订。

(五)对于粘贴严重违规、影响会计凭证装订的报销单,财务部门可予退回,由当事人重新粘贴合格后再办理报销业务

第四条 经费报销要求

(一)劳务补贴

1.劳务补贴主要指学校开展各类报告、讲座、围绕教学各项活动需支付的劳务补贴。劳务补贴支付时校方有责任和义务代扣代缴其个人所得税。其中:校外人员劳务补贴的个人所得税在发放时直接代扣;校内人员劳务补贴的个人所得税与其当月工资合并后统一代扣。

2.相关劳务补贴类的支付标准,严格按照学校相关管理办法、规定或常规标准执行。

3.劳务补贴类的发放一般以银行转账支付为主,特殊情况经批准同意现金支付的,必须由领款人本人签字,若本人不能亲自签字领取时,代领款人必须签署代领款人姓名,同时注明“代领”字样;劳务补贴类发放表需载明领款人姓名、发放金额、联系电话;如领款人为校外人员还必须提供其身份证号码(用于学校代扣代缴个人所得税申报)。

4.报销报告、讲座类劳务费时,必须提交具体时间、地点、报告人简介及任职级别、相关新闻图片或新闻链接,将相关报告内容报科研管理部门登记备案。

(二)会务费

1.会务费用主要是指召开各类会议而发生的相关费用,主要包括会议室租金、会场布置、餐饮接待、资料费等。

2.学术研讨会费用报销时必须提交会议签到记录、会议照片、会议纪要,会议结论等资料复印件。

    3.报销会议相关的会议室租金或会议设施租金时,应列明会议室租用天数、单价及租用设施清单、单价等内容。

    4.报销会议相关会场布置、资料打印等会务服务费时,按要求需提供服务项目、各项金额等内容。

5.一项会务活动经费原则上一次性足额申请、报销(不能拆分);不能一次性申请及报销时,经办人必须书面说明情况,经部门负责人签字确认,财务部门负责人审核后方可报销。

(三)差旅费

1.因公出差的员工必须事先填写“出差申请单”注明出差人员、时间、地点、事由、天数、所需经费,经部门负责人签字,按照学校经费归属类别(分预算内、外、财政专项或职能归口管理)分别申报批准后报财务部门。

2.差旅费报销严格按照《西安培华学院差旅费报销管理办法》相关规定和标准执行。超出规定标准的报销需按照《西安培华学院经费支出审批管理办法》相关审批程序执行报批。

(四)交通费

1.交通费用主要指除《西安培华学院差旅费报销管理办法》中有关交通费用报销规定以外的其他因公外出产生的费用。

2.员工外出应首选乘坐公共交通工具,严格控制乘坐出租车;交通费报销发票上应写明外出原因、日期、地点等情况。特殊情况(如陪同重要客人连续前往多地,处理紧急事务学校没派车的,学校安排加班和其他特殊情况乘坐出租或租车),事前须申请并经部门负责人同意,报销时须在票据背后注明原由。各部门自制办事记录表(记录表有人员姓名、时间、事由、目的地及金额),财务部门以记录表、车票为依据进行审核。

3.运送学校物资、教材、档案等重要资料,应使用学校的交通工具,如有特殊情况,需要乘坐出租汽车,必须随同购物发票或有关通知及说明理由,经部门负责人或相关业务负责人签字确认。

4.报销校车维修费用时,必须附维修车辆司机签字确认的维修事项申报单,经部门负责人或相关经费负责人签字确认。

5.员工自驾私人车辆外出办理公务业务,必须经主管校领导批准(涉及外出驾车安全风险),可申请相应交通费标准作为车辆用油补偿,其他要求可参照《西安培华学院差旅费报销管理办法》第十一条执行。

(五)招待费

1.招待费用主要是指开展各项业务招待校外人员发生的必要的、合理的交际与应酬支出;包括赠送纪念品、用餐费、住宿费等接待费用。

2.报销用于接待的餐费时,必须列明招待事由、人员、人数等信息,招待费发票归属地与费用实际发生地必须一致。

3.报销用于接待的住宿费时,必须列明招待人数、住宿天数、房间单价等信息。

4.报销用于接待的礼品、纪念品等费用时,必须列明礼品、纪念品发放清单,发票项目应列明物品详细名称,属自购礼品的还需提供购物清单。

(六)培训费

1.培训费用主要指教职工参加的各项培训、进修等产生的学费、补贴等经费。

2.报销培训费时需附会议通知或邀请函,部门负责人签字确认(目的:参加培训人员将相关培训资料及学习交流心得在本部门员工中进行分享);同时将相关交流心得资料报送教师发展中心登记备案。

3.报销脱产进修学习费、职称、学历提升学费等相关补贴时,必须按照学校有关规定签订在校服务年限协议。

(七)学生课外活动经费

     学生课外活动经费主要用于学生第二课堂等非专业类课外活动费用。相关经费在申请时必须注明参与学生人数,活动所需支付的评审费、指导劳务费、奖品等要参照学校同层次、同标准执行;将所开展的活动内容上传到校园网,力争图文并茂。各教学部门要严格控制将该项经费直接用于学生献爱心、福利方面的开支。

(八)教学赛事类费用

1. 教学赛事类费用主要指围绕教师和学生参加校内外各级赛事开支的费用。此类经费需提供参赛通知、邀请函、日程安排表(如有)等资料。

2.涉及参赛所需耗材采购,需提供采购清单并报送至资产管理中心核价后方可执行采购。

3.严格按照《西安培华学院大学生学科竞赛管理办法》相关规定执行教师指导费、参赛学生补助、获奖奖励等。

4.举办各类评选、竞赛活动过程中需要发放奖金或奖品时,原则上不得随意调整发放标准;必须控制奖金支出;发放奖励时领取人必须签字;奖励物资一般由校办提供,若自行采购奖励物资,必须提供发票及采购清单。

(九)实物类采购费用

1.实物类采购费用主要指用于购买教学办公、实验用的各类耗材,设备、图书资料类固定资产等发生的费用(不含员工获批立项的科研项目、教学改革项目相关建设经费用于此方面除外)。常规类耗材、设备、图书等实物原则上由学校统一采购;特殊性异型耗材、固定资产或图书资料可以由使用部门经学校采购中心或图书管理部门核准价格后自行购买;经批准同意部门自行购买的各类耗材物资,物资到学校后,必须经学校后勤部门验收签字,执发票、验收单(签字)方可办理费用报销。

2.实物类采购费用报销必须凭发票及实物验收清单。采购费用达2万元以上,应提供合同、协议;20万元以上的项目原则上必须通过“招投标”方式进行;费用报销时,必须将合同、协议以及招标立项书、货物验收单连同发票一并报送财务审核。

3.由后勤服务保障中心、资产管理中心统一提供的各类耗材,需每月将各部门领用耗材清单报送至财务管理中心,财务管理中心按照各部门年度预算控制额度进行登记记账,原则上部门超出预算额度的耗材不得直接发放,必须由部门按照经费申请程序执行预算调增报批手续,经学校领导审批同意签字后方可再继续领用。

4.图书采购报销时除发票与合同外,还需提供验收签字的图书资料明细表;若经批准由各部门自行购置的图书资料必须到图书管理部门办理验收入库,执发票及图书验收入库单方可办理图书购置费用报销手续。

5.属财政专项资金购置的固定资产在办理验收入库时必须在入库单上注明“专项资产”字样。

(十)印刷制作类费用

印刷制作、委托加工类费用开支2万元以上,工程款5万元以上,应提供合同、协议;20万元以上的项目原则上必须通过“招投标”选择供应商;相关报销程序与实物类采购报销要求一致。

(十一)广告宣传类费用

广告费用主要指学校对外宣传以及围绕招生工作发生的宣传制作用品、广告刊登、媒体服务等费用。该项费用开支需提供合同,涉及新闻中心代为其他部门制作的宣传用品,费用报销时需经使用部门验收签字;若各部门需要自行制作宣传用品,需经新闻中心核价。

(十二)维修类费用

     维修类费用主要指各类办公、实验设备维修,基础建设维修等。办公、设备类维修费用报销时除提供发票外,还需提供使用部门签字确认验收合格报告;基础建设维修除验收报告外,还需提供经学校领导签字、盖章的维修工程量结算清单(工程决算表)。

(十三)教科研类专项经费

1.教科研类经费主要指围绕教学、科研类项目建设的经费。项目建设经费必须严格按照批准的项目建设经费额度编制经费预算。经相关项目归口管理单位、财务部门负责人审核后由项目负责人按照经费预算,结合项目建设进度合理安排使用资金,不得随意改变项目资金用途。

2.教科研类项目经费若分期拨付款项,在拨付第二次经费时,第一次拨付的项目预付款必须报销冲账,否则不予支付。

第五条 职能归口管理类经费

(一)职能归口管理部门在报销经费时,因财务核算需要,将能分摊的经费逐一分摊到具体使用资金的各部门或各专业。

(二)属职能归口管理的业务经费,实施部门在借款或报销时,必须经职能归口管理部门负责人审核签字。

第六 经费报销流程

经费报销流程按照经费类别主要分为:校本经费、财政专项经费,经费报销流程结合《西安培华学院经费支出审批制度》规定执行审批权限,具体如下:

(一)校本经费

1.预算内经费

经办人申请→ 部门负责人审核(批)→主管校领导审核(批)→财务(会计或负责人)审核→校长审批→出纳支付。

2.预算外经费

经办人申请→ 部门负责人审核→主管校领导审核→财务负责人审核→校长审核→理事长审批→出纳支付。

(二)财政专项经费

经办人申请→项目负责人审核→部门负责人审核→主管校领导审核→财务负责人审核→校长审批→出纳支付。

 

第三章  借款管理规定

第七条 员工因工作业务需要,可向学校预先借支相关款项。

(一)为减少员工借款、冲账及对学校应收账款个人挂账数量的控制,原则上一万元以内的业务经费不提供借款服务(特殊情况可除外),由员工垫资后直接报销。

(二)所有借款均以借款人的名义进行,借款人所在部门领导(或签批人)作为担保人,负还款连带责任。即:借款人因故不能还款致使学校遭受经济损失时,由部门负责人负责清偿借款,借款部门负责人应严格按借款管理规定执行借款审批,同时也负有督促借款人及时报销冲账的责任和义务。

(三)出差人员借款,需在出差返回后10个工作日内办理报销还款手续;其他业务借款人在借款后的30个工作日内办理报销冲账手续;超过期限且无正当理由的借款人,财务部门将从其工资中扣回借款。

(四)物资采购借款。若付款时未取得正式发票或未办理货物验收入库手续,视为申请人借款处理,申请人及其部门负责人有义务催收发票或办理货物验收入库,直至收到发票或交付货物入库手续方可视作还款或报销。

(五)因工作需要而借周转金的部门,累计借款不高于5000元,并应于本年度结束前归还,下一年开始后重新办理借款手续。

(六)前期借款未清,原则上不能再次借款。

(七)所有的借款业务,财务管理中心根据实际情况,可对借款金额、借款原因、还款日期等内容提出质疑和更正,在核实无误后方予以支付。

(八)财务部门每月5号前将超过1个月借款,未报销冲账的借款余额以邮件形式反馈至借款人本人和其部门负责人,以便部门负责人督促借款人核对账务,及时报销冲账。

(九)借款程序。根据已批准的经费请示单,借款人填写借款单→部门负责审核→会计审核→出纳安排付款。

(十)借款单上应列明借款日期、借款金额、借款事由、预计还款期限等制式内容;转账付款的还需注明收款单位名称及其开户银行名称、账号等信息。

 

第四章  经费支付管理

第八条 属劳务补贴类经费支付,原则上通过银行转账直接支付给本人银行卡;经费支付额度5000元以上,必须通过银行转账支付;现金支付需从严控制。

第九条 经批准必须现金支付的特殊情况,超过5000元应提前一天通知财务部门。

第十条 凡报销手续齐全的经费支付,财务工作人员不得以任何理由推迟经费支付时间,一经发现将严肃处理。

 

第五章  

第十一条 经费报销时间:除每周五下午为财务部门政治、业务学习时间不办理报销业务外,其余工作时间均可办理。借款不受此时间限制。

第十二条 本制度自文件印发之日起执行,原《西安培华学院经费报销管理办法》自行废止。

第十三条 其他未尽事宜,由财务管理中心负责解释。